Entreprise
Dix principales composantes d'un contrat pour divertissement
Écrivain invité
Todd Neufeld
ManagerSal.com
The Twisted Balloon Company
New York, NY, États-Unis
Todd Neufeld participe à des événements privés et professionnels à New York et ailleurs. Il est apparu sur de nombreuses émissions de télévision telles que; ; Mr. Rogers' Neighborhood, Late Night with David Letterman, The Today Show, Nightline et bien d’autres. Il a joué à la Maison Blanche, pour MTV, ESPN, CBS, TNT et de nombreux autres acronymes. Ancien avocat, Todd a pris sa retraite du droit de la propriété intellectuelle et il aide maintenant des professionnels indépendants à gérer leurs affaires et leurs contrats via ManagerSal.com. Il reste occupé à tordre des ballons avec les artistes de Twisted Balloon Company, en aidant les artistes via ManagerSal.com et enseignant des techniques de ballons à la Balloon Academy.
Dans votre entreprise, les contrats sont un facteur normal à prendre en compte. En fait, chacun de vos projets de ballon est un contrat, même si vous ne le réalisez pas. Un contrat est simplement votre accord avec un client pour échanger vos services de ballon contre autre chose (généralement de l'argent). Cependant, un bon contrat définit les exigences minimales de ce que vous devez savoir pour assurer la réussite de votre événement.
Mettre tous vos clients à l'aise et garder votre parole est l'un des traits caractéristiques de tous les professionnels. L'un des moyens les plus faciles de rassurer vos clients consiste à leur envoyer une confirmation écrite (sur papier ou sous forme électronique) de ce que vous allez faire, à quel moment vous le ferez et de ce que vous souhaitez qu'ils fournissent. Un bon contrat écrit énumère toutes ces choses. Même si votre client oublie les détails de votre contrat alors qu'il est concentré sur le jour de l'événement, un rapide coup d'œil sur vos documents leur rafraîchira la mémoire. Au cas où les choses ne se passeraient pas comme prévu, un contrat écrit vous donne le droit de poursuivre en justice si vous n’êtes pas payé. Même lorsqu'une action en justice n'est pas nécessaire, la signature d'un contrat augmente la probabilité que vous soyez payé, même par des personnes qui pourraient être considérées comme sombres ou peu recommandables.
Vos contrats peuvent être aussi formels ou aussi particuliers que vous le souhaitez, mais voici les dix principaux éléments que tous les artistes de ballon devraient inclure dans leurs accords.
1. Vous
La partie la plus importante de votre contrat, c'est vous! Bien que cela puisse sembler évident, c’est toujours un détail extrêmement important à comprendre. Le client peut penser qu'il signe un accord avec la personne à qui il a parlé au téléphone, mais ce n'est pas toujours le cas. Si votre entreprise est constituée en société, vous devez nommer votre société dans le contrat, sinon vous ne bénéficierez pas de la protection de votre société. De même, vous devez indiquer à votre client à qui le chèque doit être libellé, sinon vous aurez peut-être des problèmes à la banque. Les contrats doivent également être imprimés sur du papier à lettres incluant votre image de marque et vos coordonnées.
2. Eux
La deuxième partie la plus importante de votre contrat, ce sont eux! Cela peut aussi sembler évident, mais vous voulez vous assurer que vous avez la bonne personne. La personne au téléphone ou qui organise la fête n’est pas toujours la personne clé. S'ils représentent une entreprise, vous voulez vous assurer que le contrat est conclu avec l'entreprise et non avec la personne. Ceci est particulièrement important lorsque vous traitez avec des planificateurs d'événements et des organisations complexes, car le groupe payant peut être éloigné des logisticiens qui vous réservent. Ceci est généralement facile à obtenir; personne ne veut leur nom sur un contrat par erreur - selon mon expérience, ils vous corrigeront rapidement.
3. Quand
Vous voulez que vos accords soient aussi précis que possible afin que personne ne reste frustré. Vous ne voudriez pas dire que vous «divertirez à la fête annuelle » ou livrerez les fleurs «à temps pour le dîner de la Saint-Valentin des membres». C'est trop vague, et vous voulez avoir une clarté avec l'heure et la date réelles. Au même niveau, indiquez à votre client quand il doit approuver l’accord. Le laisser ouvert signifie que vous maintiendrez son événement en attente sans résolution. Donnez-leur un délai de signature et un délai pour payez le dépôt (si nécessaire).
4. Quoi
Une fois que vous avez défini les événements et planifié votre accord, votre prochaine étape consiste à préciser ce que vous allez fournir à votre client dans la section Produit / Services de votre contrat. Ce sont les termes qui vous disent exactement ce que vous ferez lors de l'événement. Celles-ci devraient être suffisamment spécifiques pour qu'une personne ordinaire puisse facilement voir que vous l'avez fait correctement. Un mauvais exemple ressemblerait à quelque chose comme ceci:
- Prestations de service
- Fournir un décor de ballon
- Fournir des divertissements en ballon
C'est trop flou. Ceci ne répond à aucune des questions suivantes: Quand aurez-vous terminé? Est-ce que les ballons vont sur les tables, le plafond, les murs, le sol ou ailleurs? Est-ce que le «divertissement en ballon» va être tordu par les enfants, ou un spectacle? Est-ce de table à table ou à un endroit spécifique? Et combien de temps dure la performance?
Plus vos documents sont précis, plus il sera facile pour vous et votre client de savoir à quoi vous attendre. Vous pouvez choisir d'inclure du jargon de ballon si vous le souhaitez, mais je recommande de le rendre facile à comprendre pour quelqu'un qui n'est pas habitué au monde du ballon. Bien que vous sachiez ce qu'est un «travail en ligne» ou ce que sont des ballons «agate», le client commun ne le saura pas. Il est de loin préférable d’expliquer simplement ce qu’ils achètent chez vous:
- Prestations de service
- Torsion de ballons: une station de ballon où deux artistes tordront de simples chapeaux de ballon et des sculptures pour les enfants au festival.
- Spectacle de fête: émission de 45 minutes destinée à un public assis d'enfants avec une série de routines de ballons amusantes.
Une telle formulation rend les choses beaucoup plus simples pour vous et vos clients. Vous savez quoi faire et ils savent à quoi s'attendre de votre part. Je ne pense pas que vous ayez besoin d'entrer dans les détails extrêmes de ce qu'est un "simple" ballon, mais votre expérience peut être différente. De même, je ne pense pas que vous ayez besoin d'expliquer les routines réelles du spectacle. Ces détails auraient dû être discutés lors du processus de vente.
5. Prix
N'oubliez jamais d'inclure vos frais! Pendant le processus de vente, vous pouvez donner à votre client une idée du prix, mais le contrat nécessite un numéro. Outre le montant total dû, vous devez indiquer clairement quand les frais sont dus. Si vous avez besoin d’un dépôt à l’avance, déterminez son montant et son échéance. Vous devez également préciser quand le solde est dû: à la fête, à l'avance ou après? Il est inévitable que vos prix et votre calendrier changent pour différents clients et événements. Par exemple, la plupart des écoles et des bibliothèques ne paient pas de dépôts, mais les autres clients le feront volontiers. Si vous devez dépenser du temps et de l’argent avant la fête, vous devrez peut-être régler le solde à l’avance. Par ailleurs, certaines organisations paient toujours 30 jours après avoir reçu une facture. L’essentiel est que vos clients sachent quand payer et que vous sachiez quand attendre le paiement.
6. Responsabilité
Parfois, des accidents se produisent. En tout état de cause, il y a toujours une petite chance que quelqu'un se blesse ou que quelque chose se brise. Un ballon pourrait crever dans les yeux de quelqu'un, un accessoire pourrait tomber et briser une table en verre, ou pire. Lorsque cela se produit, qui est responsable de payer les dommages? Cela peut être vous, l'artiste que vous avez envoyé à l'événement, le planificateur qui vous a réservé, l'hôte ou le lieu où l'événement a lieu. Sans élément de responsabilité dans votre contrat, cela n’est pas clair en cas d’urgence, et vous finirez probablement par être celui qui écrit un gros chèque. Assurez-vous d'inclure un langage qui explique ce que vous êtes prêt à couvrir ou ne pas couvrir en cas d'accident. Il peut être rédigé dans un langage plus juridique que le reste de votre contrat, mais il est approprié car il répond aux exigences légales. Voici un exemple que vous pouvez personnaliser pour votre entreprise:
'Le client assume la responsabilité de tous les risques et accepte d'indemniser, de défendre et de dégager de la responsabilité, la société et tous les artistes de la société de tout accident, réclamation, jugement, frais ou responsabilité du fait des dommages, des dommages corporels ou matériels subis pendant l'événement y compris le temps de montage et de démontage, par les invités ou le personnel. La responsabilité de la société ne dépassera pas la valeur totale du présent contrat. »
La plupart des contrats que vous signez comportent des sections beaucoup plus longues et plus détaillées qui limitent leur responsabilité. Jetez un coup d'œil aux détails la prochaine fois que vous louez une voiture, montez des montagnes russes, visitez un zoo ou faites vraiment n'importe quoi aux États-Unis. Vous verrez un langage qui les protège au cas où vous seriez blessé ou que vos possessions soient endommagées. Vous et votre entreprise devriez être protégés de la même manière.
7. Force Majeure
À l'occasion, il se passera quelque chose qui vous empêchera de respecter votre engagement. Pas une urgence de garde d’enfants, mais un véritable «acte de Dieu» comme une tornade ou une tempête, quelque chose qui échappe totalement à votre contrôle. Aussi injuste que cela puisse paraître, cela ferait techniquement de vous un briseur de contrat, même si cela n’est pas de votre faute. La plupart des contrats comportent une clause de «force majeure» qui annule les deux côtés de l'accord dans ces rares situations. Le vôtre devrait aussi.
8. Choix de la loi
Les lois varient d'un endroit à l'autre. Par exemple, les accords de non-concurrence ne sont (généralement) pas légaux en Californie, mais légaux à New York. Si votre client habite loin de vous, comment savez-vous quelles lois s'appliquent à votre contrat? De plus, si vous devez vous adresser au tribunal pour décider de quelque chose, est-ce que ces personnes se rendent chez vous ou les rencontrez-vous? La plupart des contrats énoncent à la fois le choix de la loi et le choix du lieu. Recherchez-le la prochaine fois que vous voyez un long contrat. Nous espérons que vous n’aurez jamais besoin de recourir aux tribunaux pour plaider un contrat, mais vous devez être prêt au cas où cela se produirait. En prévision de ce jour malheureux, vous devez absolument indiquer dans vos contrats que la loi de chez vous est applicable et que vous vous adresserez à un tribunal de votre région.
9. Politique d'annulation
Les clients qui annulent ne sont qu'un autre aspect gênant mais inévitable des affaires. Cependant, la conversation d'annulation est moins embarrassante si les règles relatives à l'annulation ont déjà été validées. Si vous annulez longtemps à l'avance, retournerez-vous leur dépôt? Et si c’était deux jours avant la fête? S'ils annulent la matinée de la fête, vous doivent-ils le solde? Qu'en est-il s'ils ont payé en totalité au préalable? Que se passe-t-il si vous avez commandé des ballons personnalisés pour leur événement et qu'ils ont annulé? Ces questions doivent toutes être répondues ou traitées dans votre contrat. Avant d’envoyer un contrat, prenez quelques minutes et réfléchissez à ce qui serait juste pour vous et votre client. Écrivez cela clairement afin qu'il n'y ait pas de surprises quand (pas si) quelqu'un annule l'événement.
10. Signatures
Tout ce travail ne vaut rien si vous ne pouvez pas objectivement montrer que votre client a accepté les conditions. Le meilleur moyen est d'utiliser une signature électronique ou un stylo. La zone de signature sert également à renforcer le premier composant, «vous». Si vous vous connectez en tant que représentant de votre société, vous le répétez ici. La meilleure pratique consiste à inclure également la date de signature du contrat. Dans ManagerSal.com, nous enregistrons également l'adresse IP du client. Tout cela ne fait que montrer que votre client a lu et accepté votre arrangement.
11. Prime: personnalisation
Chaque événement pour lequel vous faites des ballons sera légèrement différent. Les thèmes changent, le nombre d'enfants varie un peu et d'autres détails diffèrent les uns des autres. Un petit détail peut faire toute la différence pour vous, comme une fête en salle ou en plein air. Parfois, ces différences importent peu, comme un thème de licorne par rapport à un thème de Spider-Man. D’autres fois, cela ne compte pas du tout pour vous, comme une fête avec 12 enfants contre 14 enfants. Certains détails comptent beaucoup pour votre client, mais pas pour vous, comme la différence entre la fête de Rachel et la fête d’Elana. Que vous y teniez ou non, il est judicieux de personnaliser chaque contrat avec des détails pertinents pour cette fête. Cela peut être aussi simple qu'une note quelque part qui ressemble à ceci:
‘Notes de spectacle: Cet événement célèbre le 6ème anniversaire d’Anna. Elle attend 12-15 enfants de 14h à 16h. Le thème d’Anna est Sirènes et sa meilleure amie est Jaime. Sa cousine Katie sera en visite de l'Irlande et ne connaîtra pas les autres enfants. La référence vient de la fête à l’école de Salem Montessori. »
Armé de ces composants, vous êtes prêt à envoyer des contrats à vos clients. Si vous souhaitez plus d'exemples et de phrases, consultez mon livre Sign Here! Contracts for Variety Entertainers. En outre, ManagerSal.com propose des contrats professionnels et des factures personnalisables pour répondre aux besoins de votre entreprise.